La constitución de empresa es el primer paso para formalizar tu negocio y convertirlo en una operación legal, rentable y sostenible. Si tienes un negocio de ecommerce o estás pensando en lanzar tu tienda online, probablemente ya sabes que tener presencia digital es clave. Pero, ¿te has preguntado qué necesitas para hacerlo de forma correcta y con respaldo legal desde el principio?
Formalizar tu tienda online no es solo una obligación legal en Colombia, también te abre puertas: podrás emitir facturas, acceder a créditos, contratar legalmente y ganarte la confianza de tus clientes y proveedores. En este artículo te explicamos de forma clara cómo se hace la constitución de una empresa en Colombia, qué documentos necesitas, cuáles son los beneficios y por qué es vital para el crecimiento de tu ecommerce.
¿Qué es la constitución de una empresa?
Cuando hablamos de constitución de empresa, nos referimos al proceso legal que se debe realizar para que un negocio sea reconocido formalmente por el Estado colombiano. Es decir, pasas de ser un vendedor informal a convertirte en una empresa registrada con derechos y deberes.
Este paso te permite abrir una cuenta bancaria empresarial, emitir facturas, inscribirte en la DIAN, contratar colaboradores y operar dentro del marco legal. Y no, no es tan complicado como parece.
En Colombia, existen varios tipos de sociedades, pero si tienes un ecommerce lo más común es constituir una SAS (Sociedad por Acciones Simplificada). Es rápida, flexible y puedes hacerlo sin tener socios. También puedes optar por ser persona natural con establecimiento de comercio, aunque esta figura tiene algunas limitaciones.
Entender cómo se constituye una empresa en Colombia es clave para planear tu negocio. Además, tener en regla los documentos de constitución de una empresa y el certificado de constitución de una empresa te dará acceso a beneficios tributarios, licitaciones y alianzas estratégicas.
En resumen: si tomas en serio tu ecommerce, también debes tomarte en serio su formalización. Y para eso, el primer paso es entender y ejecutar correctamente su constitución
Pasos para la constitución de empresa de tu ecommerce:
Constituir una empresa en Colombia puede parecer una tarea compleja, pero en realidad es un proceso que, con la información adecuada, puedes llevar a cabo sin contratiempos. A continuación, te explicamos los pasos clave:
1. Registro único tributario:
El primer paso en el proceso de creación de una empresa es la obtención de una identificación tributaria, conocida como RUT (Registro Único Tributario). Esta identificación es necesaria para realizar cualquier actividad comercial en Colombia y puede ser obtenida en la DIAN (Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales).
2. Elección de la forma legal o jurídica:
Una vez obtenido el RUT, el siguiente paso es la elección de la forma legal de la empresa. En Colombia, las formas más comunes de empresas son la sociedad anónima (SA), la sociedad por acciones simplificada (SAS) y la empresa unipersonal (E.U.). Cada una de ellas tiene sus propias características y requisitos legales, por lo que es importante analizar cuidadosamente las opciones antes de tomar una decisión.
La elección de la forma legal de la empresa depende del tamaño del negocio, la cantidad de socios y la estructura de propiedad deseada. Por ejemplo, la SAS es una buena opción para pequeñas y medianas empresas, ya que tiene menos requisitos legales y fiscales que la SA, pero aún ofrece la posibilidad de tener varios socios y una estructura de propiedad flexible.
3. Elaborar los estatutos:
Una vez elegida la forma legal de la empresa, es necesario elaborar los estatutos de la misma. Estos son un documento legal que establece las normas y procedimientos para el funcionamiento de la empresa. Los estatutos deben incluir información sobre la estructura de propiedad, los derechos y responsabilidades de los socios, y los procedimientos para la toma de decisiones y la gestión de la empresa.
4. Registro ante la cámara de comercio:
Una vez elaborados los estatutos, es necesario registrarlos en la Cámara de Comercio de la ciudad donde se encuentre la sede principal de la empresa. Este proceso se conoce como registro mercantil y permite la inscripción de la empresa en el Registro Nacional de Empresas y Establecimientos (RNEC). Para hacer esto, es necesario presentar algunos documentos importantes, como la identificación del dueño o representante legal, el certificado de existencia y representación legal de la empresa y los estatutos de la empresa.
Además, es necesario obtener una licencia de funcionamiento en la alcaldía correspondiente al lugar donde se llevará a cabo la actividad comercial. La licencia de funcionamiento es un requisito obligatorio para cualquier negocio en Colombia y debe ser renovada anualmente.
5. Número de identificación tributaria:
Otro paso importante en la constitución de una empresa de comercio electrónico en Colombia es la obtención de un NIT (Número de Identificación Tributaria). Este número es esencial para que la empresa pueda realizar transacciones comerciales y para cumplir con sus obligaciones tributarias. Para obtener un NIT, es necesario registrarse en la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), presentando una serie de documentos y llenando un formulario en línea. Es importante tener en cuenta que las empresas que realizan actividades de comercio electrónico en Colombia están sujetas a impuestos especiales, como el impuesto a las ventas (IVA) y el impuesto al consumo (ICA).
6. Impuestos y ley:
En cuanto a los aspectos fiscales, es importante tener en cuenta que las empresas en Colombia deben pagar impuestos sobre sus ingresos. El impuesto sobre la renta y complementarios es un impuesto que se aplica a las ganancias de la empresa y debe ser pagado anualmente.
Además, las empresas también deben pagar impuestos sobre las ventas (IVA), que se aplica a la venta de bienes y servicios. El IVA se calcula como un porcentaje del valor de la venta y debe ser pagado mensualmente.
Otro aspecto importante a tener en cuenta en la constitución de empresa para tu ecommerce es el cumplimiento de la ley de protección de datos personales. Esta ley establece las normas para la recolección, almacenamiento y uso de información personal de los clientes y usuarios de la empresa.
Por lo tanto, es importante asegurarse de cumplir con las normas de protección de datos al recolectar y almacenar información personal de los clientes. Además, es necesario contar con un aviso de privacidad.
7. Otras consideraciones:
Además de los requisitos mencionados anteriormente, existen otras consideraciones al constituir una empresa de comercio electrónico en Colombia. Por ejemplo, es esencial contar con un sitio web bien diseñado y fácil de usar, que refleje la marca y los productos de la empresa. También tener en cuenta métodos de pago disponibles para los clientes, que deben ser seguros y confiables para generar confianza en los usuarios.
Documentos necesarios para la constitución de una empresa
Uno de los puntos que genera más dudas es qué documentos se requieren. Aquí te dejamos una lista sencilla y clara:
- Copia del documento de identidad del representante legal.
- Formulario de inscripción ante la Cámara de Comercio.
- Estatutos firmados por los socios o fundadores.
- Comprobante del pago de los derechos de inscripción.
- Documento de constitución de una empresa (acta o contrato según el tipo de sociedad).
- Certificado de constitución de la empresa emitido por la Cámara de Comercio.
- Registro Único Tributario (RUT) expedido por la DIAN.
Tener esta documentación al día es fundamental para operar legalmente y evitar sanciones.
Beneficios de formalizar tu ecommerce
Además de cumplir con los requisitos legales, formalizar tu negocio es una puerta de entrada a servicios estratégicos que impulsan su crecimiento. Por ejemplo, si quieres llevar tu operación a otro nivel, es fundamental conocer cómo funciona la logística empresarial y qué papel juegan los aliados como los operadores logísticos en el éxito de tu ecommerce.
Tomarse el tiempo para hacer la constitución de empresa de forma correcta trae consigo muchas ventajas:
- Confianza y credibilidad: Tus clientes y proveedores verán que eres un negocio serio.
- Acceso a créditos y cuentas bancarias empresariales: Lo que te permite crecer con respaldo financiero.
- Cumplimiento legal: Evitas multas o problemas con entidades como la DIAN.
- Participación en licitaciones y alianzas: Solo las empresas formalizadas pueden acceder a ciertos contratos.
- Protección del patrimonio personal: Especialmente si eliges una figura como la SAS.
Ya tienes claridad sobre los documentos, pasos y beneficios de la constitución de empresa. Ahora bien, si también estás pensando en cómo hacer llegar tus productos de forma rápida y eficiente, te recomendamos conocer más sobre nuestras soluciones en logística y transporte o cómo puedes apoyarte en un operador logístico profesional para agilizar tus entregas.
Ahora que sabes cómo se constituye una empresa en Colombia y todos los beneficios que trae este proceso, estás más cerca de profesionalizar tu negocio y destacarte en el mercado digital. No dejes tu emprendimiento en la informalidad: invierte en su legalidad, estructura y crecimiento. Sigue a Fulppi en nuestras redes sociales para más consejos y soluciones logísticas. Encuéntranos en Instagram y LinkedIn.
