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Ecommerce Factory S.A.S., (en adelante “Ecommerce Factory”), en su calidad de Responsable del Tratamiento de datos personales, comprometido con la seguridad de la información personal de sus usuarios, clientes, proveedores, accionistas, empleados y público en general, y con la finalidad de dar estricto cumplimiento a la normatividad vigente sobre la protección de Datos Personales, en especial por lo establecido en la Ley 1581 de 2012, Decreto 1377 de 2013, Circular No 002 del 3 de noviembre de 2015 de la SIC, articulo 15 de la Constitución Política de Colombia, y a las demás disposiciones que las modifiquen, adicionen o complementen, se permite presentar las Políticas de Tratamiento en materia de protección de Datos Personales (en adelante la “Política”).
En esta Política, Ecommerce Factory detalla los lineamientos generales corporativos que se tienen en cuenta a efectos de proteger los Datos Personales de los Titulares, como la finalidad de la recolección de la información, derechos de los Titulares, área responsable de atender las quejas y reclamos, así como los procedimientos que se deben agotar para conocer, actualizar, rectificar y suprimir la información.
La Política se aplicará a todo Tratamiento realizado por Ecommerce Factory, sus empleados, representantes, agentes, clientes y contratistas y, en lo que corresponda, por aquellos terceros con los que se acuerde todo o parte de la realización de cualquier actividad relativa a, o relacionada con el Tratamiento de Datos Personales en el territorio de la República de Colombia y está dirigida a todos los Titulares cuyos Datos Personales sean sometidos a Tratamiento como consecuencia o con ocasión de la relación que tengan con la compañía, sea que dicho Tratamiento sea realizado por la compañía o por terceras personas que lo hagan por encargo.
Ecommerce Factory, en cumplimiento del Derecho Constitucional al Habeas Data, solo recolecta Datos Personales, cuando así haya sido autorizado previamente por su Titular, implementando para tal efecto, medidas claras sobre confidencialidad y privacidad de los Datos Personales, que eviten la adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento sobre los Datos Personales.
Los términos definidos tendrán el significado que a continuación se indica. En caso de existir cualquier diferencia entre los términos aquí definidos y los establecidos en la Ley 1581 de 2012, se preferirán aquellos.
De conformidad con el Artículo 4 de la Ley 1581 de 2013, los principios que rigen el Tratamiento de los Datos Personales son:
La recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de datos personales por parte de Ecommerce Factory requiere del consentimiento libre, previo, expreso e informado del Titular de los mismos.
Ecommerce Factory, al momento de la recolección de Datos Personales, solicitará una autorización a los Titulares, informado sobre las finalidades especificas del Tratamiento para los cuales se obtiene dicho consentimiento.
Ecommerce Factory no suele recolectar Datos Personales de menores de 18 años. Sin embargo, en el evento de requerirlo, solicitará el consentimiento de padres, tutores o representantes legales antes de realizar el Tratamiento. Para el Tratamiento de estos Datos Personales la compañía se asegurará de responder y respetar el interés superior del menor de 18 años, (ii) asegurará el respeto de sus derechos fundamentales y, (iii) escuchará al menor para valorar su opinión de acuerdo con la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.
En el caso de los Datos Personales sensibles, se le informará al Titular que dichos datos corresponden a la categoría de “Datos Sensibles”, con lo cual no se encuentra obligado a autorizar su Tratamiento. En todo caso, la compañía le informará expresamente las finalidades para las cuales solicita Datos Sensibles y observará estrictamente las limitaciones legales al Tratamiento de Datos Sensibles.
Ecommerce Factory someterá a Tratamiento los Datos Sensibles únicamente cuando el Titular haya otorgado su autorización, salvo en los casos en que la ley no requiera de dicha autorización. En todo caso, la compañía no condicionará, en ningún caso, ninguna actividad a la entrega de Datos Sensibles.
La autorización de los Titulares, podrá manifestarse por cualquiera de los siguientes medios: (i) escrito, (ii) de forma oral o (iii) mediante conductas inequívocas que permitan concluir de forma razonable que fue otorgada la autorización.
Así pues, la autorización puede constar en un documento físico, electrónico, mensaje de datos, Internet, Sitios Web, o en cualquier otro formato que permita garantizar su posterior consulta, o mediante un mecanismo técnico o tecnológico idóneo, que permita manifestar u obtener el consentimiento vía clic o doble clic, mediante el cual se pueda concluir de manera inequívoca, que de no haberse surtido una conducta del Titular, los datos nunca hubieren sido capturados y almacenados en la Base de Datos. La autorización será generada por Ecommerce Factory y será puesta a disposición del Titular con antelación y de manera previa al Tratamiento de sus Datos Personales.
Ecommerce Factory conservará la prueba de dichas autorizaciones de forma adecuada, respetando los principios de confidencialidad y privacidad de la información.
De conformidad con lo establecido en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012, esta autorización no será necesaria cuando la información se refiera a: (i) Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial; (ii) Datos Públicos; (iii) Casos de urgencia médica o sanitaria; (iv) Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos; y (v) Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.
Ecommerce Factory, en el desarrollo de su objeto social y sus relaciones con terceros, entiéndase por estos clientes, usuarios, empleados, proveedores, acreedores, deudores, accionistas, visitantes, otros; recopila constantemente datos para llevar a cabo diversas finalidades y usos dentro de los cuales se pueden enmarcar los siguientes y que al aceptar esta Política expresamente se autoriza:
La información suministrada por el Titular solo será utilizada para los propósitos aquí señalados y una vez cese la necesidad del Tratamiento de los Datos Personales, los mismos podrán ser eliminados de las bases de datos de Ecommerce Factory o archivados en términos seguros a efectos de solo ser divulgados cuando la ley así lo exija.
Ecommerce Factory, dentro de su objeto social y con la finalidad de desarrollar las actividades antes referidas, recolecta de sus Titulares información referente a sus Datos Personales, como por ejemplo: nombres y apellidos, dirección, fecha de nacimiento, teléfono, documento de identidad, correo electrónico, datos laborales, datos familiares, datos de formación académica, entre otros. No obstante, Ecommerce Factory podrá solicitar los Datos Personales que considere necesarios para su operación, los cuales serán informados debidamente por Ecommerce Factory a más tardar al momento de la recolección. Todos los Datos Personales recolectados podrán ser almacenados y alojados en Colombia y/o en el exterior.
Los Datos Personales que son incluidos en la Base de Datos de Ecommerce Factory provienen de la información recopilada en ejercicio de las actividades desarrolladas en razón de su objeto social, los vínculos comerciales, contractuales, laborales o de cualquier otra índole con sus usuarios, clientes, proveedores, accionistas, empleados y/o público en general.
El sitio web de Ecommerce Factory, la línea de atención telefónica, y los contratos comerciales y laborales, entre otros, son los medios a través de los cuales Ecommerce Factory obtiene los Datos Personales a los que hace referencia la presente Política.
Los Datos Personales recolectados por Ecommerce Factory serán tratados de acuerdo con lo establecido en la Ley 1581 de 2012, de conformidad con las autorizaciones impartidas por los Titulares de la información, y exclusivamente para las finalidades autorizadas y previstas en la presente Política.
Procedimiento para conocer la información:
En aras de proteger y mantener la confidencialidad de los Datos Personales de los Titulares, Ecommerce Factory determina que el procedimiento para conocer la información que posee del Titular en sus bases de datos, que es el siguiente:
Quién desee conocer la información que Ecommerce Factory almacena en sus bases de datos, deberá enviar una comunicación al correo electrónico carteraycontabilidad@ecommercefactory.co o a la dirección CALLE 56 # 20 – 31, Bogota, Colombia en la cual manifieste su intención de conocer la información que sobre el Titular se encuentra en las bases de datos de Ecommerce Factory, y en la cual informe una dirección o correo electrónico en el cual se le pueda dar respuesta.
Esta comunicación deberá estar suscrita por (i) el Titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente; (ii) los causahabientes del Titular, quienes deberán acreditar tal calidad; (iii) el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento y (iv) Por estipulación a favor de otro o para otro.
El Área Responsable dará respuesta al Titular o al interesado en un término máximo de diez (10) días hábiles, contados a partir de la fecha de recibo de la comunicación, al correo electrónico o dirección física que haya especificado en la solicitud. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá la consulta, caso en el cual el tiempo de respuesta se extenderá en cinco días hábiles adicionales.
La consulta de la información por parte del Titular o interesado será gratuita, siempre y cuando sea (i) al menos una vez cada mes calendario, o (ii) se realice con motivo de una modificación sustancial de la presente política de Tratamiento de la información.
En caso de que la consulta se haga con una periodicidad mayor a la establecida, Ecommerce Factory podrá cobrar al Titular los gastos de envío, reproducción y, en su caso, certificación de documentos en que haya incurrido para el efecto.
1. Procedimiento para actualizar, rectificar o suprimir la información:
Los Titulares de los Datos Personales o sus causahabientes, podrán en todo momento, solicitar a Ecommerce Factory la actualización, rectificación o supresión de sus datos y/o revocar la autorización del tratamiento por parte de Ecommerce Factory de los mismos, mediante la presentación de un reclamo al siguiente correo electrónico carteraycontabilidad@ecommercefactory.co o a la dirección CALLE 56 # 20 – 31 en el cual se indiquen los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección física o correo electrónico en el que se debe dar respuesta, y los documentos que se quiera hacer valer.
Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al solicitante dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al solicitante.
Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga «reclamo en trámite» y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al solicitante los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Resulta indispensable advertir que la solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización, no procederá cuando el Titular tenga un deber legal o contractual con Ecommerce Factory.
Garantías:
Ecommerce Factory, como Responsable del Tratamiento de datos personales, realiza las siguientes garantías:
1.Que el almacenamiento de la información objeto de tratamiento, cuenta con los sistemas óptimos a nivel tecnológico, medidas técnicas y humanas idóneas para asegurar su inalterabilidad, perdida o uso indebido por terceras personas.
2.Que a través de un sistema de seguridad virtual, Ecommerce Factory garantiza la conservación de la información.
3.Que el Titular de la información podrá solicitar en cualquier momento la supresión de los datos o revocatoria de la autorización, siempre que no subsista deber legal o contractual para mantenerlo.
El Área de Seller Support, será el área encargada de recibir las peticiones, quejas o reclamos de los Titulares de los Datos Personales. Esta área se encargará de realizar el manejo interno que sea necesario a efectos de garantizar una respuesta clara, eficiente y oportuna al Titular del Dato o a los demás interesados.
En todo tiempo el Titular o los interesados pueden contactarse con esta área para ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir el dato y revocar la autorización.
De conformidad con el art. 8 de la Ley 1581 de 2012, el Titular de los Datos Personales tendrá los siguientes derechos:
De conformidad con el Artículo 20 del Decreto 1377 de 2013, los ejercicios de los Derechos antes mencionados podrán ser ejercidos por:
Los derechos de los niños, niñas o adolescentes se ejercerán por las personas que estén facultadas para representarlos.
De conformidad con el art. 17 de la Ley 1581 de 2012, el Responsable del Tratamiento tendrá los siguientes deberes:
La presente Política de Tratamiento de Datos Personales de la Corporación Ecommerce Factory, rige a partir de su publicación, realizada el día 23 de agosto de 2022.
Los Datos Personales sujetos a Tratamiento, permanecerán en las Bases de Datos de la compañía, con base en el criterio de temporalidad por el término de contractual que tenga el producto o servicio, conforme a las finalidades mencionadas en esta Política.
La compañía podrá modificar esta Política cuando lo considere necesario sin notificar al Titular de Datos Personales, siempre que las modificaciones no seas sustanciales. Se entenderá como modificación sustancial para los efectos de esta Política un cambio en relación con las finalidades del Tratamiento y/o los datos de contacto del Responsable del Tratamiento.
Ecommerce Factory S.A.S.
